Wat is een Virtual Assistant?

Virtual Assistant, Virtueel Assistent of VA… het wordt allemaal gebruikt en nog door elkaar ook. Maar wat ís nou eigenlijk een Virtual Assistant?

Inmiddels ben ik dagelijks bezig met deze functietitel. Maar in mijn omgeving merk ik dat het nog een vage term is. Want een virtueel assistent… dat is toch zo’n chatschermpje onderaan het beeld als je een website bezoekt? “Ben jij dan iemand die terugchat wanneer klanten vragen hebben?” Nee, dat is absoluut niet wat een Virtual Assistant doet. Maar wat dan wel?

Een zelfstandige professional op afstand

Virtueel werken betekent in dit geval werken op afstand. Op afstand kan betekenen vanuit huis, op een flexibele werkplek, het buitenland, een gehuurde kantoorruimte of koffiebar. Werken op afstand kan eigenlijk overal waar internet is. Hoewel dit deels afhangt van het type werkzaamheden.

Een Virtual Assistant is een professional die zelfstandig en op virtuele basis (online, vanaf eigen locatie) andere ondernemers adviseert en ondersteunt. Dit gebeurt door alledaagse taken of specifieke opdrachten over te nemen.

De term Virtual Assistant is vrij nieuw in Nederland. In de traditionele zin wordt een VA vaak vergeleken met een secretaresse of personal assistant. Maar inmiddels zijn er veel VA’s die andersoortig werk verrichten. Eigenlijk kun je voor alle werkzaamheden die op afstand verricht kunnen worden een VA vinden. Denk aan een tekstschrijver, webdesigner, social media expert, HR professional, vertaler.

Kenmerken van een Virtual Assistant

Een Virtual Assistant beschikt meestal over ruime relevante ervaring of op zijn minst de enorme gedrevenheid en motivatie om de klus te klaren.

Voor de meeste virtuele assistenten is van toepassing dat zij gestructureerd zijn. Zij kunnen het geheel overzien en planmatig werken. Dat komt vaak omdat zij doen waar zij veel ervaring mee hebben. Veel virtuele assistenten komen uit het bedrijfsleven en nemen jaren aan kennis en kunde mee.

Ook kun je virtual assistants veelal omschrijven als ondernemend en leergierig. Dat kan ook niet anders, want de meeste VA’s starten een eigen bedrijf en dat is een hele opgave op zich. En wanneer je voor verschillende bedrijven wilt werken en nieuwe taken wilt oppakken móet je wel leergierig zijn, van een uitdaging houden en een doorzetter zijn.

 Voor wie werkt een Virtual Assistant?

Een Virtual Assistant past heel goed bij een ZZP’er die tegen de grens van zijn of haar kunnen aanloopt. Een ondernemer die houdt van het ondernemen, met zijn klanten omgaan, de dienst of het product leveren waar hij/zij passie voor heeft. Maar ja,

• het logisch opbouwen en maken van bedrijfspresentaties;
• de financiële administratie bijhouden;
• de website actueel houden;
• social media berichten schrijven;
• emails bijhouden;
• laat staan nog events, webinars en klantbijeenkomsten organiseren!

Dat zijn precies de werkzaamheden die een ondernemer niet per se zelf hoeft uit te voeren maar kan overdragen.

Ook voor kleine organisaties biedt een Virtual Assistant uitkomst. Want je hoeft niet altijd een medewerker in dienst en op locatie aanwezig te hebben. Denk daarbij naast bovenstaande werkzaamheden ook aan:

• het opstarten van marketingactiviteiten;
• het (uit)bouwen van een website;
• personeelszaken oppakken;
• enquêtes opstellen en resultaten verzamelen en analyseren;
• het organiseren en faciliteren van evenementen;
• het uitwerken van al jouw ideeën in concrete plannen;
• of gewoon die tijdelijke steun en toeverlaat wanneer jij een piek in de workload ervaart: weddingplanners in het voorjaar bijvoorbeeld.

Het inzetten van een Virtual Assistant met de kennis en kunde waar jij behoefte aan hebt,
geeft jouw organisatie een professionele uitstraling.
Want jij hebt jouw zaken op orde!

Wat kan een Virtual Assistant voor mij doen?

Wat een Virtual Assistant voor jou kan betekenen ligt aan wat jij nodig hebt.

Allereerst een enorme inkopper: niet iedereen kan alles. Iedereen zou alles kunnen leren, maar dat betekent nog niet dat die persoon er goed in is. Ook een Virtual Assistant is een mens en ieder mens heeft talenten. Jij moet alleen weten naar welke talenten jij als opdrachtgever op zoek bent.

Tip: Als jij ondersteuning zoekt, zet dan onder elkaar wat jij nodig hebt. Welke werkzaamheden wil jij overdragen en wat voor een persoonlijkheid vind jij dat bij het werk en bij jou past? Als je wilt kan ik je hierbij helpen.

Wil jij een proactief persoon of iemand die in no time jouw to do lijst afwerkt? Of zoek jij iemand die met jou spart en een breed veld kan beslaan of juist iemand die stug achter niet betalende klanten aan blijft gaan?

Wie past bij mij?

Je zou kunnen denken dat als jij omschreven wordt als ‘chaotisch’, jij een virtual assistant nodig hebt die goed georganiseerd is. Maar wellicht wordt die persoon wel helemaal kriegel van jouw spontaan opkomende creatieve bubbels en jouw adhoc acties die daarop volgen. En grote kans dat jij óók kriegel wordt, want jij kunt je daardoor geremd voelen om jouw ideeën te uiten.

Onderzoek en probeer uit wie bij jou past. Wellicht past een VA met een flexibele insteek wel veel beter bij jou. Iemand die jou kan uitdagen bij al jouw creatieve ingevingen, die jou stimuleert en aanmoedigt. En gelijktijdig voor jou een plan van aanpak kan maken zodat er structuur ontstaat.

Zoals bekend zorgt diversiteit voor een gezonde en krachtige organisatie. Want je vult elkaar aan. Zo werkt dat ook met het vinden van een Virtual Assistant. Jouw Virtual Assistant moet iemand zijn die jou aanvult. Die jou sterker maakt en jou ondersteunt zodat jij in jouw kracht kunt stralen. Want daar gaat het om: een Virtual Assistant helpt jou en jouw organisatie om te groeien.

Voordelen op een rij

 voor jou wanneer jij een Virtual Assistant inschakelt.

• Jij hebt meer tijd en energie om je te focussen op jouw core business, het uitdenken van dat ene goede idee, het binnenhalen van die grote potentiële klant.
• Je ervaart minder werkdruk en meer rust. Hierdoor komen zaken weer in perspectief te staan.
• Met meer tijd kun jij een betere balans tussen werk en privé waarborgen: quality time voor het gezin, het geplande etentje, een vrije dag.
• Je krijgt een sparringspartner op inhoud maar ook op het ondernemerschap, want een VA is geregeld ook zelf een ondernemer.
• Een VA is een expert die zelfstandig en toegewijd aan de slag gaat. Werkzaamheden worden sneller en efficiënter verricht dan als je die zelf in de avonduren oppakt.
• Jij kunt online taken overdragen en informatie verzenden wanneer het jou uitkomt.
• Kwaliteit en motivatie: Het succes en de reputatie van een Virtual Assistant hangt af van het werk dat zij oplevert. Daarom zal een VA altijd goed informeren naar jouw wensen en verwachtingen en haar best doen daaraan te voldoen. Wanneer de VA verwacht hier niet aan te kunnen voldoen, kun jij verwachten dat zij jou dit tijdig meldt.
• Beperkt risico: Je kunt vaak de samenwerking eerst uitproberen en de opzegtermijn hoeft niet lang te zijn. Jouw financiële risico is daarom beperkt.
• Lagere kosten: De VA regelt als freelancer zelf opleidingen, pensioen en verzekeringen. Dus jij hoeft geen salariskosten, pensioenkosten, sociale lasten, kosten voor werkplek, apparatuur, ziektekosten of verzekeringen te betalen. Jij betaalt enkel het tarief voor de duur die jij nodig vindt.

Samengevat

Een Virtual Assistant is een zelfstandige professional die locatie-onafhankelijk werkzaamheden verricht.

Waar een Virtual Assistant goed in is? Dat ligt aan de Virtual Assistant.
Maak voor jezelf duidelijk wat jouw behoeften zijn met betrekking tot de ondersteuning die jij zoekt: hard skills, soft skills en persoonlijkheid. Daarmee kun jij gericht jouw Virtual Assistant zoeken.

Wat kan ik voor jou betekenen?

Ook ik doe graag waar ik goed in ben. Want het beste van mijn kunnen levert het meeste op voor jou.

Als Virtual Assistant kan ik enerzijds organisatorische en administratieve werkzaamheden van jou overnemen. Anderzijds kan ik jou helpen met HR-vraagstukken binnen jouw organisatie.

En of ik alleen maar op afstand werk? Niet per se, daar kunnen wij het over hebben.

Waar kan ik jou mee helpen? Ik hoor het graag.

Wil jij de samenwerking eens uitproberen? Laat mij een opdracht van 1-2 uur voor jou uitvoeren (kosteloos!).